Was wir typischerweise automatisieren
Alles davon hat denselben Kern: eine Tätigkeit, die sich wiederholt, Zeit kostet und niemandem Freude macht.
Posteingang und Rechnungseingang. Eingehende Mails und Belege werden gelesen, zugeordnet und weitergeleitet. Was eindeutig ist, läuft durch. Was nicht eindeutig ist, landet bei einem Menschen.
Angebote vorbereiten. Aus einem umfangreichen Leistungsverzeichnis entsteht ein Entwurf, den Ihr Kalkulator prüft statt tippt.
Berichte erzeugen. Der Techniker diktiert unterwegs, der Servicebericht liegt fertig im System und geht von dort in die Rechnung.
Daten zwischen zwei Systemen bewegen. Der Klassiker: Etwas wird an einer Stelle erfasst und an anderer Stelle ein zweites Mal eingetippt. Das lässt sich fast immer abstellen.
Dokumente auffindbar machen. Eine Suche über Ihre Ablage, die auch die Frage versteht, die der Kollege gestellt hätte, statt nur nach Dateinamen zu suchen.
Antworten vorbereiten. Wiederkehrende Anfragen bekommen einen Entwurf, den jemand liest und abschickt. Die Zeit geht beim Formulieren verloren, nicht beim Senden.
Der Mensch bleibt an der Entscheidung
Automatisierung heißt bei uns nicht, dass niemand mehr hinsieht. Wo etwas nach außen geht oder Geld kostet, bauen wir einen Freigabeschritt ein. Das System bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Das ist weniger spektakulär als die Demos auf Messen und hält dafür im Alltag.
Jeder Durchlauf wird protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, was das System getan hat und warum. Und jede Automatisierung lässt sich abschalten, ohne dass die Arbeit stillsteht: Der manuelle Weg bleibt bestehen, er wird nur seltener gebraucht.
Wo Sie bei der Einordnung nach dem EU AI Act landen, hängt genau an diesen Fragen: ob ein Mensch entscheidet, worüber entschieden wird und wen es betrifft. Mehr dazu unter Beratung.
Wo die Daten bleiben
Vor der ersten Zeile klären wir, welche Daten das System überhaupt zu sehen bekommt. Oft ist das weniger, als man zuerst annimmt: Für die Zuordnung einer Rechnung braucht es keine Personalakte.
Danach entscheidet sich, wo verarbeitet wird. Je nach Anwendungsfall läuft das Modell bei einem Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Servern in der EU oder bei Ihnen im Haus. Was wir wo verarbeiten, steht vor Projektbeginn schriftlich fest, zusammen mit den Löschfristen.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden System
Meistens beginnt es mit einer Potenzialanalyse, weil sich erst dann sagen lässt, welcher Ablauf sich zuerst lohnt. Wenn Sie das schon wissen, sparen Sie sich den Schritt und wir reden direkt über das Projekt.
Gebaut wird in kurzen Schritten zum Festpreis, angebunden an Ihre Bestandssysteme. Wie ein Projekt abläuft, was es kostet und was der Digitalbonus davon übernimmt, steht auf der Seite zur Umsetzung. Für die Zeit danach gibt es Betrieb und Weiterentwicklung, denn Schnittstellen ändern sich und Abläufe auch.